Organizacja szkoleń online, webinarów gromadzących setki, a nawet tysiące uczestników stała się obecnie bardzo popularną formą spotkań. Jeszcze 4-5 lat temu tego typu spotkania w Polsce miały charakter niszowy, a rozwiązania techniczne były nie tylko nieliczne, ale także stosunkowo niedopracowane i ubogie w funkcjonalności.

Jeśli planujesz prowadzenie szkoleń online lub webinarów – pamiętaj o tym, że nie ma idealnego narzędzia, które sprawdzi się w każdej sytuacji. Powinieneś dobrać narzędzia do swoich potrzeb. Pomoże Ci w tym 8 pytań pomocniczych, które określą główne ramy Twojego projektu oraz wskażą Ci kluczowe kwestie, na które powinieneś zwrócić uwagę.

1. Ilu uczestników planujesz podczas spotkania online?

Pierwsze pytanie, jakie należy sobie zadać brzmi „ilu uczestników planuję zgromadzić podczas pojedynczego spotkania?”. Jeżeli charakter Twoich szkoleń online zakłada obecność jednorazowo kilkunastu osób (np. focusowe warsztaty) nie potrzebujesz narzędzia, które jest przygotowane i wyskalowane na 1000 osób – jest to ekonomicznie i funkcjonalnie nieuzasadnione.

Z drugiej strony jeśli zakładasz organizację wydarzeń o dużej skali, to pewna część rozwiązań zostanie automatycznie odrzucona – nie będziesz przecież przeprowadzał webinaru na 600 uczestników za pomocą prostego komunikatora wyposażonego w rozmowy wideo.

2. Jak ma wyglądać Twoje spotkanie?

Przygotuj scenariusz pojedynczego spotkania – musisz określić, w jaki sposób Ty lub inni prelegenci będziecie przeprowadzali webinar. Czy będzie to zwykła prezentacja? Czy podczas tej prezentacji będziesz rysował, robił odręczne notatki na slajdach dla uczestników? Czy potrzebujesz odtwarzać multimedia w trakcie spotkania (np. wideo, audio, animacje w ramach slajdów)? Planujesz ankiety, quizy, sesje Q&A? Czy chcesz nagrywać przebieg spotkania?

Poruszane kwestie można mnożyć, im więcej szczegółów zawrzesz na etapie planowania, tym łatwiej będzie Ci znaleźć odpowiednie dla Ciebie narzędzie.

3. Jak chcesz się komunikować z uczestnikami podczas spotkania?

Wydarzenia, podczas których dochodzi w czasie rzeczywistym do interakcji pomiędzy prowadzącym a uczestnikami cieszą się znacznie większą popularnością niż zwykłe formy wykładowe. Należy wziąć to pod uwagę przy planowaniu spotkania – rozważ prowadzenie dyskusji na czacie w trakcie spotkania, możliwość wyświetlania pytań, „wpuszczenie” uczestnika na wizję (np. w samej formie audio) by ten mógł zadać pytanie, wdać się w polemikę.

4. Jakie są Twoje umiejętności technologiczne?

Zwróć uwagę na to, czy dane rozwiązanie jest dla Ciebie przejrzyste i intuicyjne. Twoim celem jest stworzenie maksymalnie przyjaznego środowiska dla Ciebie lub prelegentów – nie można dopuścić do sytuacji, w której konfiguracja wydarzenia zabiera zbyt wiele czasu, lub co gorsza, by prowadzący podczas spotkania zamiast skupić się na przekazie merytorycznym musiał „walczyć” z platformą.

5. Czy masz możliwość przetestowania narzędzia w pełnym zakresie?

Przy wyborze rozwiązania, zwłaszcza tego z kategorii płatnych, ważnym aspektem jest możliwość jego bezpłatnego przetestowania w pełnym zakresie funkcjonalności bez zobowiązywania się do subskrypcji lub zakupu licencji. Tylko w ten sposób empirycznie przekonasz się, czy dane narzędzie jest dla Ciebie intuicyjne i czy posiada funkcje, których potrzebujesz podczas spotkania.

6. Czy platforma posiada dostępne wsparcie techniczne?

Jeśli pojawi się jakaś trudność w obsłudze oprogramowania, a dysponujesz ograniczonym czasem na rozwiązanie problemu, elementarną rzeczą okazuje się łatwo dostępne i skuteczne wsparcie techniczne. Może ono przybrać różną formę (tutoriale, live chaty, infolinia), najważniejsze, aby w przypadku wystąpienia problemu możliwe było uzyskanie pomocy. Wyobraź sobie sytuację, w której help desk odpowiada po dwóch tygodniach na wiadomość, a infolinia dostępna jest w godzinach nocnych czasu polskiego – tego chcesz uniknąć.

7. Jakim dysponujesz budżetem?

Kryterium istotne z ekonomicznego punktu widzenia – powinieneś określić miesięczny budżet jaki możesz przeznaczyć na subskrypcję narzędzia lub platformy (znakomita większość rozwiązań działa w modelu comiesięcznej subskrypcji). Zwróć także uwagę na przedział czasowy, na jaki zobowiązujesz się opłacać narzędzie – standardem jest tu miesiąc kalendarzowy, ale zdarzają się rozwiązania o dłuższym okresie zobowiązania. I wreszcie, pamiętaj o skali – jeśli Twoje wydarzenia będą gromadzić coraz większą widownie, to mogą wzrosnąć opłaty za narzędzie (więcej uczestników live = większe koszty).

8. W jaki sposób uczestnik ma dołączyć do mojego wydarzenia?

Zamień się rolami z uczestnikiem – sprawdź czy obrane przez Ciebie rozwiązanie jest przystępne dla uczestników. Przejdź przez cały proces rejestracji, ewentualnej płatności za dostęp do spotkania oraz właściwego dołączenia do spotkania. Pamiętaj, że uczestnictwo w  wydarzeniu musi być maksymalnie intuicyjne – uczestnicy szybko się zniechęcają i rezygnują z udziału w spotkaniu jeśli natkną się na trudności z dołączeniem do transmisji, szczególnie jest to widoczne przy bezpłatnych wydarzeniach.

To 8 najważniejszych pytań, które musisz sobie zadać przed wyborem narzędzia do realizacji szkoleń, konferencji i eventów online – w kolejnych wpisach opowiem m.in. o najciekawszych narzędziach na rynku, które świetnie się sprawdzają do obsługi zarówno mniejszych, jak i dużych, międzynarodowych aktywności.

Zapraszamy Was gorąco do udostępniania tego artykułu i śledzenia nas na Facebooku i Instagramie.

Do przeczytania kolejnym razem :-)

Przeczytaj poprzedni artykuł: Jak będą wyglądały eventy, konferencje i szkolenia po pandemii COVID-19?