Żyjemy w cieniu pandemii już przeszło 1,5 roku – świat w którym swobodnie przemieszczaliśmy się pomiędzy kontynentami i organizowaliśmy stacjonarne wydarzenia na setki, tysiące osób wydaje się być odległą przeszłością. Obecnie Europa stopniowo „otwiera się”, ale na nowych zasadach – akcje szczepionkowe trwają, ale powrotu do znanego nam dotychczas świata już nie będzie. Jak zatem będzie w najbliższej przyszłości wyglądała w Polsce branża eventów, konferencji, szkoleń w głównej mierze oparta przecież na bezpośrednich interakcjach pomiędzy dużymi grupami ludzi?
W przededniu światowej epidemii COVID-19 branża eventowa w Polsce była w doskonałej formie, a apetyt na uczestnictwo w wydarzeniach masowych stale rósł – ok. 7,2 tys. imprez masowych rocznie, wartość tego sektora na poziomie ok. 3 mld złotych. Działalność eventowa odpowiadała za ok. 1,5% polskiego PKB.
Eventy w obliczu pandemii COVID-19 – odwołać czy zmienić termin?
Początek marca 2020 – w Polsce pojawiają się pierwsze zdiagnozowane przypadki koronawirusa. Z tygodnia na tydzień dochodzą kolejne zachorowania, administracja państwowa wprowadza szereg ograniczeń w prowadzeniu działalności gospodarczej oraz w podstawowych prawach obywatelskich celem ograniczenia rozszerzania się epidemii.
14 marca wchodzi w życie rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 13 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego – m.in. zakazano, do odwołania, organizacji wszystkich konferencji, targów, kongresów i szkoleń.
Organizatorzy tych wydarzeń stanęli zasadniczo przed dwoma wyborami: masowo odwoływać wydarzenia albo przenieść ich organizację całkowicie do świata wirtualnego. Jak pokazują doświadczenia ostatnich 12 miesięcy – w praktyce jedynym rozsądnym wyjściem okazały się przenosiny do świata wirtualnego – kolejne następujące po sobie lockdowny i odmrożenia dotyczyły w zasadzie wszystkich branż, za wyjątkiem branży organizacji konferencji, kongresów i szkoleń – ta w praktyce została odmrożona (w ograniczonym stopniu) dopiero od połowy czerwca 2021 roku.
Zmiany w branży eventowej w Polsce – 5 najważniejszych obszarów
Ostatnie 12 miesięcy zakazu organizacji wszelkich wydarzeń masowych, konferencji, szkoleń i nie tylko, nieustanna niepewność co do możliwości przygotowania spotkań nawet w krótkiej perspektywie czasowej sprawia, że w post-pandemicznym świecie branża organizacji konferencji i szkoleń na stałe zmieni się. Zmiany, jakie w niej zajdą to:
- Stale zwiększający się udział konferencji i szkoleń organizowanych w formie online
- Wzrost innowacyjności i udziału nowych technologii informatycznych
- Hybrydowy charakter konferencji organizowanych stacjonarnie
- Podział (dyskusyjny) na klientów zaszczepionych oraz tych, którzy nie odbyli szczepienia
- Stale dynamicznie zmieniające się otoczenie prawno-instytucjonalne
Stale zwiększający się udział konferencji i szkoleń organizowanych w formie online
Zakaz organizacji wydarzeń stacjonarnych wymusił na przedsiębiorcach z branży MICE przeniesienie tych wydarzeń do świata wirtualnego. Dotychczas udział w konferencjach wiązał się z podróżami po całej Polsce, noclegami w hotelach, ale także z bezpośrednim kontaktem z innymi uczestnikami – networking stanowił ważny atut przemawiający za udziałem w takich przedsięwzięciach.
Jednakże konferencje online i webinary spotkały się z zaskakująco pozytywnym odbiorem wśród uczestników – przemawiały za tym wygoda i dostępność do treści. Nastała nowa rzeczywistość, w której z merytorycznymi treściami konferencyjnymi można było się zapoznać z poziomu wygodnego fotela we własnym domu. Standardem stało się również udostępnianie przez wskazany czas nagrań z wystąpień prelegentów do obejrzenia w dowolnym momencie – tym samym zniknęła bariera czasu, często uniemożliwiająca branie udziału w tego typu wydarzeniach stacjonarnie.
ClickMeeting, jedna z najpopularniejszych obecnie platform dostarczających rozwiązania webinarowe opublikowała raport, w którym przedstawiła jak w 2020 roku wzrastała liczba organizowanych na tej platformie spotkań online i webinarów.
Źródło: Raport ClickMeeting „Webinary i wideokonferencje w czasach pandemii”, https://knowledge.clickmeeting.com/uploads/2020/06/cm-covid-2020-report_PL.pdf
W praktyce oznacza to, że z jednej strony webinary i spotkania online nie cieszyły się dotychczas dużym zainteresowaniem wśród odbiorców na rodzimym rynku, ale z drugiej – tak duży wzrost w ujęciu rocznym oznacza, że wskazana forma udziału w konferencjach i szkoleniach spotkała się z niezwykle pozytywnym odbiorem i została stosunkowo szybko zaakceptowana przez odbiorców.
Składa się na to kilka czynników.
Zalety konferencji i szkoleń online:
- łatwość uczestnictwa,
- częsty dostęp do nagrania spotkania,
- brak kryterium geograficznego oraz kryterium czasu,
- koszty – spotkania online nie generują tak wysokich kosztów, jak w przypadku wydarzeń stacjonarnych. Stąd wiele aktywności odbywa się formule bezpłatnej dla uczestnika
Można by sądzić, że w obliczu znoszenia części obostrzeń i możliwości organizacji pierwszych od kilkunastu miesięcy wydarzeń, forma uczestnictwa online nie będzie już tak atrakcyjna. Nic bardziej mylnego! Z powyższych powodów ta formuła wciąż pozostanie atrakcyjna dla uczestników – obrazuje to wykres Google Trends na zapytania „webinar, webinarium, konferencja online”. Po pierwszym boomie na tego typu spotkania na przestrzeni miesięcy wciąż utrzymywało się zainteresowanie w wynikach wyszukiwania – na dziś zainteresowanie to wciąż pozostaje wyższe niż na początku 2019 roku. Konferencje online będą organizowanie nadal, obok konferencji stacjonarnych. Dlaczego? Bo są po prostu bardzo wygodne.
Wzrost innowacyjności i udziału nowych technologii w organizacji wydarzeń
Pandemia wywołała pozytywny impuls modernizacji systemów informatycznych i rozwiązań cyfrowych – organizatorzy konkurowali za pomocą technologii. Wszystko po to, by atmosferę stacjonarnego wydarzenia zastąpić jakością obcowania z technologicznym ujęciem eventu – nie mówiąc o technicznych aspektach uczestnictwa: wygodny moduł rejestracyjny, szybkie płatności, zautomatyzowana obsługa uczestnika i bezpieczny streaming.
Hybrydowy charakter konferencji organizowanych stacjonarnie
Zmiana bezpośrednio wiążąca się z dwiema poprzednimi. W konferencji online (zarówno krajowej, jak i międzynarodowej) może wziąć udział większa liczba osób – wspominana wcześniej łatwość dostępu i wygoda ma tutaj kluczowe znaczenie. Wydarzenia stacjonarne w swojej definicji charakteryzują się pewnym stopniem ekskluzywności – zawsze istnieje maksymalny limit uczestników, ograniczona wielkość sal wykładowych i warsztatowych, wejściówek na tzw. wydarzenia towarzyszące o charakterze rozrywkowym itp.
Hybrydowy wymiar konferencji w praktyce oznacza, że poza możliwością uczestnictwa stacjonarnego możliwe jest także oglądanie transmisji z sali wykładowej w formie online, z zacisza własnego domu. Oznacza to, że organizator ma możliwość dotarcia do większej grupy odbiorców z treściami konferencyjnymi (dwoma kanałami: stacjonarnie i online). Tym samym możliwe jest dotarcie jednoczasowo do dwóch grup odbiorców: do tych, którzy nastawiają się na networking i „namacalny” udział w wydarzeniu, a także do tych, którzy chcą mieć wygodny dostęp do prezentowanych treści z dowolnego miejsca w Polsce. Hybrydowy charakter konferencji jest korzystny i atrakcyjny zarówno dla organizatorów, jak i uczestników.
Dyskusyjny podział na klientów zaszczepionych i niezaszczepionych
Bardzo kontrowersyjna i problematyczna zmiana, które będzie nam towarzyszyła przez najbliższy czas. Obecnie znoszenie obostrzeń w Polsce opiera się o pewnego rodzaju system segregacji – w pomieszczeniu może przebywać X osób, w konferencji może wziąć X osób w przeliczeniu na metr kwadratowy powierzchni obiektu etc., wyłączając z tego limitu osoby zaszczepione. Pomijając słuszność lub nie zastosowania tego mechanizmu należy zwrócić uwagę na zasadniczy problem:
aby stosować te limity należy posiadać informację o statusie szczepienia danej osoby.
Jak wskazuje Urząd Ochrony Danych Osobowych informacja na temat szczepienia jest daną osobową dotyczącą stanu zdrowia, a co za tym idzie jest daną o szczególnym charakterze. Danę tę można uzyskać tylko na podstawie przepisów ustawy (obecnie brak podstawy prawnej) lub wyraźnej zgody osoby, od której tę informację chcemy pozyskać. W przeciwnym wypadku żądanie oraz posiadanie przez organizatora tej danej osobowej jest bezprawne (zobacz więcej tutaj).
Generuje to cały szereg trudności – organizatorzy w praktyce nie mają skutecznego i zgodnego z prawem mechanizmu pozwalającego na weryfikację limitów – wyobraźmy sobie sytuację, w której mamy przygotowaną przestrzeń konferencją, zaplecze gastronomiczne i hotelowe, a w praktyce nie wiemy, kiedy te limity zostaną osiągnięte. Co z osobami, które opłaciły pełny udział w konferencji, przejechały pół Polski by na miejscu okazało się, że nie mogą wziąć udziału w konferencji, bo limit został osiągnięty?
Nawet po wypracowaniu mechanizmów prawnych w przyszłości wciąż kwestia uzależnienia uczestnictwa od faktu bycia zaszczepionym budzi duże kontrowersje i organizatorzy wydarzeń będą mierzyć się z tym problemem jeszcze przez długi czas.
Stale zmieniające się otoczenie prawno-instytucjonalne
Zmiana najbardziej nieuchwytna ze wszystkich tutaj zaprezentowanych. Pandemia SARS-Cov-2 (4 miliony zgonów obecnie), kiedy porównamy ją np. pandemią hiszpanki z lat 1918-1919 (szacunkowo 50-70 milionów zgonów) nie wydaje się być szczególnie niebezpieczna. Należy jednakże pamiętać, że świat dawno nie spotkał się z pandemią o tak dużym zasięgu geograficznym oraz wysokiej zaraźliwości.
Współczesne społeczeństwa przywykły do „otwartych granic”, wysokiej dostępności usług oraz silnie rozwiniętego życia społecznego. Rządy państw natomiast nie musiały zarządzać ryzykiem epidemicznym w tak dużym zakresie, i to w skali globalnej. Powoduje to deregulację życia gospodarczego, społecznego i niestety – kolejne fale zachorowań. Mnożące się lockdowny i odmrożenia nie sprzyjają stabilności rozwiązań prawnych i instytucjonalnych w zakresie działalności gospodarczej.
Dlatego też pewną stała zmianą w świecie eventów będzie ciągła zmienność podstaw prawnych, rozwiązań instytucjonalnych, na bazie których będą organizowane wydarzenia – pewną rutyną stanie się bieżące obserwowanie zmieniających się przepisów, obostrzeń czy też zezwoleń na działalność.
A Twoim zdaniem – jakie jeszcze zmiany w obszarze organizacji eventów nas czekają?
Jeśli masz pytania dot. tego tematu – zapraszam do kontaktu:
Kamil Piotrowski
kam.piotrowski@gmail.com
Zapraszamy Was gorąco do udostępniania tego artykułu i śledzenia nas na Facebooku i Instagramie.
Do przeczytania kolejnym razem :-)
Przeczytaj poprzedni artykuł: Jeśli partner Cię nie wspiera, masz mniejszą szansę na zawodowy sukces
